GFAhnen mit Dropbox

GFAhnen ist das Genealogieprogramm, welches die Gesellschaft für Familienforschung in Franken e. V. ihren Mitgliedern empfiehlt. Dabei handelt es sich um ein sehr mächtiges Programm zum Erfassen von Familiendaten, welche im Rahmen der Ahnenforschung anfallen. Im Gegensatz zu diversen anderen Programmen wie z. B. den bekannten Family Tree Maker schaut die Erfassungsmaske sehr spartanisch aus. Wer sich jedoch trotzdem die Mühe macht und in das Programm einarbeitet, der erhält ein Werkzeug, das fast keine Wünsche mehr offen lässt.

Ich verwende für die Erfassung jedoch zwei Systeme. Einen PC als Hauptsystem welcher einen großen Monitor hat und ein bequemes Arbeiten ermöglicht und zusätzlich einen kleinen, portablen Laptop für die mobile Erfassung. Das Handbuch beschreibt an sich sehr genau die Handhabung bei zwei Geräten, welche jedoch für mich einfach zu unpraktisch war.

In dieser Anleitung beschreibe ich das einfache Vorgehen und den Datenaustausch über einen Cloudspeicher. Verwendet wird ein Dropbox Account aber auch ein SkyDrive oder Google Drive sollte problemlos funktionieren.

Auch bei dieser Variante müssen diverse Punkte beachtet werden.

• Installation von GFAhnen mit der Original-CD auf beiden Geräten. Der Ordner (bzw. Pfad), in den GFAhnen installiert wird, muss dabei auf beiden Geräten identisch sein.
• Auf beiden Geräten Anlage jeweils einer Datenbank im gleichen Ordner. Das heißt im Klartext, dass der Pfad zum Dropbox Ordner auf allen Systemen gleich sein muss! Auch wenn die Dropbox es ermöglicht, dass man den Pfad verschieben kann, so muss er in diesem Fall auf jedem System gleich sein.
• Nach dem arbeiten muss sichergestellt werden, dass die Daten vollständig in die Cloud kopiert wurden (grüner Haken) und die Daten vor dem arbeiten auch sauber synchronisiert werden (auch grüner Haken). Ist dies nicht der Fall kann es zu unsynchronen Daten und einer defekten Datenbank kommen.

Als erstes legt man die GFAhnen Datenbank direkt im Dropbox Verzeichnis an. Wo man innerhalb des Dropbox Ordners dies macht bleibt einen selbst überlassen. Allerdings sollte der Pfad nicht zu lang werden da GFAhnen mit Pfaden über 60 Zeichen unter Umständen Probleme haben kann. Nach getaner Arbeit beendet man GFAhnen und lässt die Daten sauber in die Cloud kopieren.

Am zweiten System werden nun die Daten automatisch heruntergeladen. Wie oben bereits geschrieben muss man hier darauf achten, dass das Dropbox Zielverzeichnis auf allen Systemen das gleiche ist. Hat man auf allen Systemen den gleichen Benutzernamen und verwendet die Standardeinstellungen, dann sollte dies gegeben sein. Wenn nicht sollte man den Pfad unter den Dropbox-Einstellungen und dem Punkt Erweitert verschieben.

Sind alle Pfade synchron und auch alle Dateien heruntergeladen, so kann man auf dem zweiten System GFAhnen einfach starten und die Datenbank hier direkt aus dem Dropbox Ordner öffnen. Sind alle Daten erfasst und gespeichert und beendet man das Programm werden die Daten synchronisiert und man dem Download auf dem ersten System kann man dort einfach weiter arbeiten.

Der Vorteil dieser Methode ist, dass man nicht den Umweg über eine Sicherung gehen muss und immer mit dem Originalstand arbeitet. Allerdings muss natürlich der Datenbestand immer aktuell und synchron sein!

Achtung! Wer mobil unterwegs ist, z. B. in einem Archiv, und somit dann keine Internetverbindung zur Verfügung hat, der muss die erfassten Daten die GFAhnen Datenbank natürlich erst in die Cloud hochladen bevor er das Programm am Hauptsystem wieder starten darf. Durch die Funktion LAN-Sync könnten aber zumindest diese zwei Rechner, wenn sie sich im gleichen, lokalen Netzwerk befinden, die Daten direkt austauschen, was sehr schnell geht.

Datenschutz in der Cloud:

Der ein oder andere hat jetzt vielleicht Bedenken, persönliche Daten in die Cloud zu legen. Es handelt sich hier ja auch um personenbezogene Daten welche in die USA exportiert werden. In diese Fall kann man z. B. ein Programm wie BoxCryptor dazwischen schalten. Dieses erzeugt ein virtuelles Laufwerk und legt alle Daten verschlüsselt in der Cloud ab.

Der weitere Vorteil ist, dass ich einen extra Laufwerksbuchstaben habe. Das Einbinden in GFAhnen ist somit wesentlich einfacher wenn der Pfad der Dropbox auf verschiedenen Rechnern unterschiedlich ist.