Online-Tools zur Arbeitserleichterung

Eigentlich bin ich ja jemand, der seine Tools gerne offline oder zumindest auf eigenen Systemen hat. Dazu habe ich ja auch schon einen Blog-Beitrag¹ geschrieben. Allerdings gibt es ein paar Tools, welche ich inzwischen als Cloud-Version nutze, welche ich nicht selbst betreibe. Diese möchte ich hier kurz vorstellen.

Beide Tools arbeiten in der Cloud und sind bei amerikanischen Anbietern beheimatet. Wer also hier bedenken hat, für den sind diese unter Umständen nicht die richtige Wahl. Für mich hat hier jetzt aber auch einfach der praktische Nutzen überwogen. Auch sind dort keine Informationen gespeichert, welche in irgendeiner Form kritisch wären.

Todoist

Erst mal eine Aufgabenliste (ToDo-Liste) und somit eigentlich nichts Besonderes. Dass ein solches Programm bzw. eine solche App jedoch scheinbar gar nicht so einfach zu entwickeln ist, zeigt meine lange Suche nach der richtigen Lösung für mich. Nach diversen offline, selbst gehosteten und auch kommerziellen (z. B. Any.do) bin ich dann endlich bei Todoist[^3] gelandet.

TD wurde schon 2007 von Amir Salihefendic an der Universität ins Leben gerufen². Entsprechend ausgereift ist das Projekt und das merkt man auch. Standardfunktionen sind natürlich vorhanden. Es können Punkte angelegt, gruppiert und priorisiert werden. Natürlich ist auch die Vergabe eines Fälligkeitsdatums möglich. Das ist auch durch eine einfache Eingabe beim Anlegen der Aufgabe machbar. Man gibt zum Beispiel einen Test wie „einkaufen gehen morgen“ ein, und es wird automatisch ein Task „einkaufen gehen“ erzeugt, welcher eine Fälligkeit für morgen aufweist.

Was aber ein Feature ist, welches hier wirklich prima funktioniert, ist die Synchronisation über Geräte hinweg. Man sollte es nicht glauben, aber gerade diese Funktion ist bei vielen anderen Produkten ein echtes Problem. Hier ist es aber egal, in welcher App, Anwendungen oder Erweiterung ich eine Aktion ausführe, die Daten werden umgehend synchronisiert. Für komplexe Workflows ist das eigentlich unerlässlich. Auch das Widget für mein Android-Smartphone ist hier immer auf dem aktuellen Stand. Auch das ist, wie ich aus leidiger Erfahrung berichten muss, nicht Standard.

Lauffähig ist Todoist unter Windows, Linux, Mac, Android, iOS und auch in diversen Browsern als Webanwendung oder als Erweiterung. Also praktisch überall, wo man arbeitet.

Todoist ist bei den meisten Funktionen kostenfrei. Diese reichten für den privaten Gebrauch auf jeden Fall aus. Ansonsten kann man für ein paar Euro auf die Pro-Version upgraden.

Notion

Die zweite App bzw. Anwendung, welche ich empfehlen kann, ist an sich genau so unspektakulär. Dabei handelt es sich um Notion[^4], einer Art Notizblock App (tatsächlich fällt es in die Kategorie der Produktivitätsmanagementprodukte). Natürlich wird dieser Begriff dem wahren Umfang nicht gerecht. Neben der „einfachen“ Verwaltung von Notizen ist in dieser Anwendung die komplette Realisierung eines Projektmanagements möglich, Datenbanken und vieles andere realisierbar. Für viele Aufgaben gibt es sogar schon fertige Vorlagen.

Notion wurde 2013 von Ivan Zhao gegründet. Seit 2016 ist die Software auf dem Markt und wurde seitdem stetig weiter entwickelt. Das merkt man auch, den es gibt viele nützliche und interessante Funktionen, welche auch im technischen und wissenschaftlichen Umfeld sehr hilfreich sind.

Die Eingabe der Notizen kann im Markdown-Syntax erfolgen. Das erlaubt eine sehr schnelle Eingabe für formatierte Texte nach einem gängigen Schema. Natürlich kann man sich auch Formatierungen zusammen klicken. Weiterhin unterstützt es auch den Latex-Syntax, was für mathematische Formeln sehr hilfreich ist.

Die einzelnen Seiten können in beliebigen hierarchischen Strukturen angelegt werden. Das erleichtert das Leben ungemein, vor allem wenn man doch sehr viele verschiedene Projekte oder Kategorien zu verwalten hat. Auch die Darstellung lässt sich individualisieren. Icons, Headergrafiken und dann die Unterpunkte z. B. mehrspaltig arrangiert sind nur Beispiele um hier Ordnung zu schaffen.

Aber was ist jetzt das Besondere? Bis hierher können das viele andere Produkte auf die in oder andere Art und Weiße auch. Das interessante sind die Funktionen, die über normale „Notizen“ hinausgehen. Es ist möglich, Checklisten anzulegen, welche man dann abarbeiten kann (für mich weniger interessant, denn dafür habe ich ja das oben genannte Todoist). Interessanter sind aber Datenbanken, welche dann auch verschiedene Darstellungen bei gleicher Datenbasis erlauben. Das sind natürlich geniale Möglichkeiten für Projekt- und Zeitmanagement. Ein Kanban-Board lässt sich damit sehr einfach realisieren und bestimmte Objekte einfach in den nächsten Status verschieben.

Für viele Aufgaben gibt es auch hier Templates und Vorlagen, die man einfach einbinden kann. Man muss also auch das Rad nicht jedes Mal neu erfinden, sondern kann diese nutzen oder an seine eigenen Bedürfnisse anpassen.

Die App läuft im Browser. Zusätzlich gibt es eine Android und eine iPhone App sowie eine Desktop-Anwendung für Windows und Mac. Für Linux fehlt diese leider ebenso wie die deutsche Übersetzung. Das sind hier leider meine zwei Kritikpunkte.

Auch Notion ist in den Grundfunktionen, welche für Privatpersonen auf jeden Fall ausreichen, kostenlos. Für Studenten und Start-ups gibt es kostenfreie Lizenzen oder Rabatte. Auf jeden Fall hier nachschauen oder ggf. nachfragen. Ansonsten kostet auch diese App nur ein paar Euros im Monat.

Schlussworte

Auch wenn ich eigentlich meine eigene Technik oder gar Offline-Apps nutze, so gibt es einige Ausnahmen, die mich einfach von der Umsetzung und vom Konzept überzeugen. Diese zwei Anwendungen sind solche, die einfach funktionieren und zusätzlich auch meine Produktivität gefördert haben.